Створення клієнтів
Створення нового клієнта в Justio — це простий та інтуїтивний процес. Система автоматично перевіряє коректність даних та запобігає дублюванню записів.
Загальний процес створення
Крок 1: Перейдіть до розділу Клієнти у бічній панелі.
Крок 2: Натисніть кнопку «+ Новий клієнт» у верхньому правому куті.
Крок 3: У формі створення оберіть тип клієнта за допомогою вкладок:
- Фіз. особа — для громадян
- Компанія — для юридичних осіб
Крок 4: Заповніть необхідні поля (детальніше нижче).
Крок 5: Натисніть «Зберегти клієнта».
Увага: Тип клієнта не можна змінити після створення. Обирайте уважно, оскільки фізична особа та компанія мають різну структуру даних.
Фізична особа (Individual)
Форма створення фізичної особи складається зі спільних полів (контакти) та специфічних полів (персональні дані).
Спільні поля (контакти)
Ці поля є однаковими для обох типів клієнтів:
| Поле | Обов'язкове | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| ❌ | Електронна пошта для зв'язку | client@example.com | |
| Телефон | ❌ | Номер телефону з автоматичним форматуванням | +380 50 123 4567 |
| Адреса | ❌ | Фактична або юридічна адреса | м. Київ, вул. Хрещатик, 1 |
Персональні дані
| Поле | Обов'язкове | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| Прізвище | ✅ | Прізвище клієнта | Петренко |
| Ім'я | ✅ | Ім'я клієнта | Іван |
| По батькові | ❌ | По батькові (за наявності) | Сидорович |
| РНОКПП | ❌ | Реєстраційний номер облікової картки платника податків (10 цифр) | 1234567890 |
| ФОП | ❌ | Позначка «Фізична особа-підприємець» | ☑️ Так / ☐ Ні |
РНОКПП (Ідентифікаційний код)
Що це? РНОКПП — це унікальний 10-значний номер, який присвоюється кожному платнику податків в Україні.
Де знайти? РНОКПП вказаний у вашій податковій картці (ІПН), яку ви отримали в податковій інспекції.
Перевірка унікальності: Justio автоматично перевіряє, чи не існує вже клієнт з таким РНОКПП у вашій організації. Якщо код вже використовується, система не дозволить створити дублікат.
Формат: рівно 10 цифр
Приклад: 1234567890
Порада: Заповнення РНОКПП не є обов'язковим, але рекомендується для унікальної ідентифікації клієнта та уникнення дублікатів.
ФОП (Фізична особа-підприємець)
Що це? Позначка ФОП вказує на те, що клієнт є зареєстрованим підприємцем. Це важливо для юристів, які працюють з бізнес-клієнтами.
Навіщо потрібна позначка?
- Швидка фільтрація клієнтів-підприємців
- Особливий підхід до ведення справ ФОПів
- Відображення бейджу «ФОП» у профілі клієнта
Паспортні дані
Паспортні дані зберігаються у розкриваючому блоці (акордеоні) «Паспортні дані». Цей блок необов'язковий — розкрийте його, якщо потрібно зберегти паспортну інформацію.
| Поле | Обов'язкове* | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| Серія | ❌ | Серія паспорта (2 літери + 6 цифр) | АА123456 |
| Номер | ✅ | Номер паспорта | 654321 |
| Ким виданий | ✅ | Найменування органу, що видав | Печерським РВ УДМС |
| Дата видачі | ✅ | Дата видачі паспорта | 15.03.2010 |
*Обов'язкові лише якщо ви вирішили заповнювати паспортні дані. Якщо блок залишено порожнім — нічого страшного.
Примітка: Для ID-паспортів (паспортів у вигляді ID-картки) серія та номер вказані на зворотній стороні картки.
Примітки
| Поле | Обов'язкове | Опис |
|---|---|---|
| Примітки | ❌ | Довільний текст для внутрішнього використання |
Поле «Примітки» дозволяє зберегти будь-яку додаткову інформацію про клієнта. Це може бути:
- Як клієнт дізнався про вас
- Особливості комунікації
- Попередня історія
- Інші важливі нотатки
Приклад заповнення
Фізична особа
Контакти:
Email: petrenko@gmail.com
Телефон: +380 50 123 4567
Адреса: м. Київ, вул. Шевченка, 10, кв. 25
Персональні дані:
Прізвище: Петренко
Ім'я: Іван
По батькові: Сидорович
РНОКПП: 1234567890
ФОП: ☑️
Паспортні дані:
Серія: АА
Номер: 123456
Ким виданий: Печерським РВ УДМС в м. Києві
Дата видачі: 15.03.2010
Примітки:
Клієнт звернувся щодо справи про спадкування.
Рекомендується зв'язок через Viber.
Юридична особа (Company)
Форма створення юридичної особи також містить спільні поля контактів та специфічні поля компанії.
Спільні поля (контакти)
Аналогічні до фізичної особи:
| Поле | Обов'язкове | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| ❌ | Email компанії | info@company.com | |
| Телефон | ❌ | Телефон компанії | +380 44 123 4567 |
| Адреса | ❌ | Юридична адреса компанії | м. Київ, вул. Бессарабська, 5 |
Дані компанії
| Поле | Обов'язкове | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| Назва компанії | ✅ | Повна назва юридичної особи | ТОВ «Правовий захист» |
| ЄДРПОУ | ❌ | Код Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (8 цифр) | 12345678 |
ЄДРПОУ
Що це? ЄДРПОУ — це унікальний 8-значний код, який присвоюється кожній юридичній особі в Україні при реєстрації.
Де знайти? ЄДРПОУ можна знайти:
- У витягу з Єдиного державного реєстру
- На сайті youcontrol.com.ua
- У статутних документах компанії
Перевірка унікальності: Justio автоматично перевіряє, чи не існує вже компанія з таким ЄДРПОУ. Якщо код вже використовується, створення буде заблоковано.
Формат: рівно 8 цифр
Приклад: 12345678
Порада: Вказуйте ЄДРПОУ для точної ідентифікації компанії. Це особливо важливо при роботі з великими організаціями, де можуть бути співпадіння назв.
Представники компанії
Для юридичних осіб ви можете додати контактних осіб — людей, через яких ви комунікуєте з компанією. Це можуть бути директори, юристи, бухгалтери тощо.
Як додати представника?
- У формі створення компанії знайдіть блок «Представники компанії»
- Натисніть «+ Додати представника»
- Заповніть дані представника:
| Поле | Обов'язкове | Опис | Приклад |
|---|---|---|---|
| Прізвище | ✅ | Прізвище представника | Шевченко |
| Ім'я | ✅ | Ім'я представника | Оксана |
| По батькові | ❌ | По батькові | Петрівна |
| Телефон | ❌ | Особистий телефон представника | +380 67 123 4567 |
| ❌ | Особистий email представника | oksana@company.com | |
| Роль | ✅ | Посада/роль представника | Директор |
Доступні ролі
Justio пропонує 10 попередньо визначених ролей для представників компанії:
| Роль | Опис | Коли використовувати |
|---|---|---|
| Директор | Генеральний директор | Перша контактна особа, яка приймає рішення |
| Засновник | Власник/засновник компанії | Коли спілкуєтесь безпосередньо з власником |
| Довірена особа | Особа за довіреністю | Представник з нотаріальною довіреністю |
| Керівник | Керівник напрямку/філії | Керівник департаменту, філії |
| В.о. директора | Виконуючий обов'язки директора | Тимчасовий керівник |
| Контактна особа | Основний контакт для комунікації | Менеджер, асистент, секретар |
| Бухгалтер | Головний бухгалтер | Питання оплат, рахунків, актів |
| Юрист | Юрист компанії | Профільна комунікація з юристами |
| Менеджер | Менеджер проекту | Поточні операційні питання |
| Інше | Інша роль | Коли жодна з попередніх не підходить |
Гнучкість: Ви можете додати необмежену кількість представників для однієї компанії. Кожна контактна особа має власні контакти (телефон, email) та роль.
Приклад заповнення
Компанія
Контакти:
Email: info@pravoviy-zahyst.com
Телефон: +380 44 123 4567
Адреса: м. Київ, вул. Бессарабська, 5, офіс 301
Дані компанії:
Назва компанії: ТОВ «Правовий захист»
ЄДРПОУ: 12345678
Представники компанії:
Представник 1:
Прізвище: Коваленко
Ім'я: Андрій
По батькові: Вікторович
Телефон: +380 50 111 2233
Email: a.kovalenko@pravoviy-zahyst.com
Роль: Директор
Представник 2:
Прізвище: Мельник
Ім'я: Юлія
По батькові: —
Телефон: +380 67 444 5566
Email: y.melnik@pravoviy-zahyst.com
Роль: Юрист
Примітки:
Великий клієнт, потребують абонентського обслуговування.
Основний контакт — Андрій Коваленко (директор).
Юридичні питання узгоджувати з Юлією Мельник.
Автоматичні перевірки при створенні
Під час створення клієнта Justio автоматично виконує наступні перевірки:
1. Перевірка унікальності РНОКПП/ЄДРПОУ
Система перевіряє, чи не існує вже активний (не видалений) клієнт з таким самим кодом. Якщо код знайдено — ви побачите повідомлення про помилку.
❌ Клієнт з таким РНОКПП вже існує.
❌ Клієнт з таким ЄДРПОУ вже існує.
Зверніть увагу: Перевіряються тільки активні клієнти. Якщо клієнт був видалений (потрапив у кошик), його РНОКПП/ЄДРПОУ можна використати знову.
2. Перевірка унікальності Email
Якщо ви вказали email, система перевірить, чи не використовується він вже іншим клієнтом у вашій організації.
❌ Клієнт з таким Email вже існує.
3. Перевірка унікальності телефону
Якщо ви вказали номер телефону, система перевірить його унікальність.
❌ Клієнт з таким телефоном вже існує.
Створення клієнта під час створення справи
Ви можете створити нового клієнта не виходячи з форми створення справи:
- Під час створення нової справи натисніть «+ Новий клієнт» у полі вибору клієнта
- Відкриється модальне вікно зі спрощеною формою створення клієнта
- Заповніть мінімальні дані (ім'я для фізособи або назва для компанії)
- Натисніть «Зберегти» — клієнт буде створений і автоматично прив'язаний до справи
Економія часу: Цей спосіб ідеальний, коли до вас звертається новий клієнт і ви одразу хочете відкрити справу. Детальну інформацію про клієнта можна заповнити пізніше.
Що далі?
- Профіль клієнта — дізнайтеся, як виглядає профіль створеного клієнта
- Управління клієнтами — пошук, фільтрація, редагування та видалення